Summe über mehrere Bereiche mit ALT=

Ich habe gerade einen guten Tipp bei Chandoo gefunden, wie man sofort eine Summe unter verschiedenen Spalten mit einem Klick setzen kann.

Man markiert jede Summenzelle mit STRG (CTRL) und drückt ALT + = (ALT & Shift & 0). Sofort hat man seine Summe.

Analysis Office: How to work with Excel formulas

In Analysis Office 2.2 a new feature was published. You can now use your own Excel formulas in a Crosstab. First you have to add a row or column in your Crosstab. The table design is a feature since Analysis Office 2.0.

You can add your formula.

Then you can drag your formula down to the end of the Crosstab.

When you now add a new characteristic to the rows, you will see the Excel formula will be automatically adjusts.

SAP Analysis Datenquellen-Informationen darstellen

Wie schon im BEx Analyzer gibt es wichtige Informationen, die man gerne in der Excel Arbeitsmappe darstellen möchte. Im BEx Analyzer sah es folgendermaßen aus:

Im Analysis für Office, kann man nun diese Informationen bequem über die Ribbon Oberfläche von Microsoft einfügen.

Wem diese Informationen wie Name der Datenquelle oder Letzte Aktualisierung nicht reicht, kann mithilfe der Formel =SAPGetInfoLabel weitere Felder sich individuell in seine Arbeitsmappe bauen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Aktualität der Daten bei Multiprovidern. Da hilft die Formel =SAPGetSourceInfo weiter.

Ein weiteres Excel Dashboard Beispiel

Nachdem der gestrige Eintrag über „Excel Dashboard einfachgestalten“ einen solchen Anklang gefunden hat, wollte ich nun ein weiteres Beispiel zeigen.

Beide Grafiken sind auf eine A4-Seite optimiert. Welches wirkt besser? 

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Excel Dashboards einfach gestalten

Die Daten, die das Business Warehouse liefert, möchte man benutzen, entweder für einen Monatsbericht oder um aktuelle Geschehnisse des Betriebes zu sehen. Sowohl der BEx Analyzer als auch Analysis für Office liefert diese Daten immer in "Datentabellen". Diese sind weder gut zu lesen, noch ist es möglich auf den ersten Blick zusehen, was man damit aussagen möchte.

Damit es ein wenig ansehnlicher wird, baut man seine eigenen Berichte mit SVERWEIS oder sonstigen Excel-Methoden. Das Ergebnis ist meistens folgendes:

Dies passt nun schon oft in die CI des Unternehmens. Ist aber meistens auch schwer verständlich und enthält viele redundante Informationen. Das folgende Dashboard lehnt sich an die HICHERT Richtlinien an. Ist noch nicht perfekt, aber zeigt was möglich ist.

Noch ein Beispiel für ein Diagramm, welches nicht wirklich viel aussagt.

Dagegen sieht man auf folgendem Bild sofort, wie der Umsatz jeder Produktgruppe sich für den aktuellen Monat entwickelt und in welchem Bereich der Deckungsbeitrag geringer ausfällt (unterer Bereich).

Solche einfachen Dashboards sind relativ schnell in Excel erstellt, leider nimmt sich kaum jemand Zeit dafür. Diese Beispiele wurden in Excel 2010 erstellt. Mit Excel 2013 sind noch weitere Möglichkeiten dazugekommen, Daten zu präsentieren. Einfach mal ein wenig testen.

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Excel VBA Eigene Funktion erstellen

In Excel kann man schnell komplizierte Formeln erstellen, damit diese einfacher und übersichtlicher werden, kann man auch eigene Funktion in VBA schreiben.

Hier ein Beispiel für die Berechnung der Prozentualen Abweichung von IST zu Vorjahr

Option Explicit

Public Function prozent(source As Double, target As Double)

prozent = Application.WorksheetFunction.IfError(IIf(target < 0, (source - target) / -target, (source - target) / target), 0)

End Function

=prozent(Quellfeld;Zielfeld)

Wie man sehen kann, eine sehr einfache Formel. Dazu das Beispiel als Excelformel

=Wennfehler(Wenn(Zielfeld < 0;(Quellfeld - Zielfeld) / - Zielfeld;(Quellfeld - Zielfeld / Zielfeld), 0)

= (IST) 215 - (VJ) 204 / (VJ) 204  = 0,055 = 5,5 %

Wie man sieht ist die erste Formel leserlicher und kann ggf. einfach mit einer anderen Formel kombiniert werden.

Excel VBA Array Inhalt löschen

Es gibt eine einfache Möglichkeit den Inhalt eines Arrays zu löschen. Möglich macht es der Befehl Erase

Option Explicit

   

Sub FeldBeispiel()

    Dim fFeld(5, 5) As Integer

    fFeld(3, 3) = 3

    MsgBox fFeld(3, 3)

    Erase fFeld

    MsgBox fFeld(3, 3)

End Sub

Excel Minuszahlen aus SAP richtig darstellen

Leider stellt SAP Zahlen bei einem Export, die negativ sind folgendermaßen dar „Zahl-“:

Damit man aber mit den Zahlen vernünftig weiter arbeiten kann, müssen diese in das Format „-Zahl“ geändert werden. Dies kann man entweder per Hand erledigen, was bei einer großen Liste sehr aufwändig ist oder man nimmt dafür folgende Excelformel:

=MAX(C1;-WECHSELN(C1;"-";"")) 

Default Workbook in Analysis for Office festlegen

Es gibt zwei Wege um in Analysis for Office (AO) eine Standardarbeitsmappe festzulegen. Entweder jeder Benutzer legt selbstständig unter den Einstellungen fest, welche Arbeitsmappe (Workbook) man als Standardarbeitsmappe verwenden möchte oder die IT legt dies global für alle Benutzer fest. Der erste Weg ist sehr Zeit aufwändig, da man bei jedem AO-Benutzer per Hand die Standardarbeitsmappe festzulegen hat, der zweite Weg ist dabei sehr viel komfortabler.

Dafür wird in dem Pfad “C:\Users\*Benutzer*\AppData\Roaming\SAP AG\SAP BusinessObjects Advanced Analysis\Settings\Document” eine XML-Datei mit dem Namen “DefaultWorkbookPath.xml” angelegt. 

Der Inhalt der Datei lautet folgendermaßen:

<?xml version="1.0"?><DefaultWorkbookPath scope="user" type="string" fullpath="/Settings/Document/DefaultWorkbookPath">Pfad</DefaultWorkbookPath>

Über die IT kann diese Datei global angelegt und verteilt werden.

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SAP BusinessObjects Analysis for Office Funktion Rückgängig

Es gibt eine Menge neuer Funktionen seit der 1.4 von Analysis for Office. Demnächst soll laut dem offiziellen Analysis Blog auch die Version 2.0 erscheinen.

Wie man jetzt schon sieht, ist die Rückgängig/Wiederherstellen Funktion von Analysis for Office um einiges umfangreicher als in der guten alten BEx Suite. Es ist nun möglich mehrere Schritte auf einmal zurückzugehen und diese durch Wiederherstellen zu widerrufen.

Der Punkt Wiederherstellen wird aber erst aktiv, wenn man einen Schritt rückgängig gemacht hat.